Le processus de choix d’une solution de Talent Management est lancé, l’équipe projet est constituée, la deuxième étape consiste à remettre d’actualité la raison d’être et le cadrage du projet.

Comment cadrer son projet de solutions RH ?
De part ses expériences, Talentys identifie 4 chapitres qui constituent la « feuille de route » du projet de recherche de solution RH qui démarre :

1.Les raisons de la solution RH (et du projet) :

Les enjeux RH (ou Business) : quelles sont les évènements déclencheurs du projet ? quels processus RH sont à améliorer/équiper et pourquoi ? Par exemple : une solution pour gérer la mobilité interne, permettant de détecter les compétences des activités porteuses définies par le plan stratégique (objectif business) ; d’orienter les plans de développement dans ce sens et donc de réduire les départs des talents qui cherchent ailleurs faute de perspectives (objectif RH).

Les enjeux techniques : le plus extrême est la disparition de l’éditeur du logiciel équipant l’entreprise, cela arrive. Plus fréquents : les problèmes de performance, les limites de l’architecture en terme de sécurité, un logiciel qui ne gère pas l’international ou qui ne sait pas répondre à la complexité croissante de l’organisation,…

Plus les raisons d’être du projet seront précises, opérationnelles voire chiffrées, plus l’équipe projet aura des lignes directrices puissantes pour mettre en oeuvre la solution.

2.Les caractéristiques structurantes de la future solution RH
Vous avez choisi une mise à disposition du logiciel en mode SaaS ou ERP ? Vous recherchez une solution unique ou êtes vous ouvert à en avoir plusieurs à intégrer, quel niveau d’intégration avec le reste du Système d’Information de l’entreprise ? Ces questions définissent la « philosophie générale » de la solution recherchée (on parle souvent d’urbanisme du SI). A travers elle, l’équipe projet recueille des exigences ou attentes techniques clefs qui aideront à lister les éditeurs à solliciter et ceux qui sont hors course.

3.La stratégie de mise en œuvre de la solution RH
Comme pour beaucoup d’autres sujets, c’est l’exécution qui est la plus importante. Les méthodes de mise en œuvre d’une solution RH varient selon le mode de mise à disposition : un projet SaaS est beaucoup plus rapide et standards qu’un projet en mode ERP. La mise en place d’une solution de Talent Management est un changement à gérer. Ce dernier sera défini selon 3 axes : les processus RH, les organisations utilisatrices et les pays. Urgence business, contraintes budgétaires, capacité d’absorption du changement des organisations, facilité de mise en œuvre, et similitude des besoins entre entités sont autant d’éléments à prendre en compte pour bâtir un plan solide et spécifique de mise en œuvre de la future solution de Talent Management. Attendez-vous cependant à la mettre à jour et à la préciser grâce aux propositions des éditeurs pour profiter de leurs retours d’expériences.

4.La gouvernance du projet de choix de solution RH
Enfin, un projet de choix d’une solution est une aventure collective qui nécessite pour être efficace quelques règles et outils de gestion… surtout quand il est question de décider d’un investissement important ayant des impacts durables pour l’entreprise. Clarifier autant que possible le processus de décision. Le « qui » : est-ce l’équipe projet qui propose, les sponsors qui valident ? Le « comment » : quels sont les critères et leurs pondérations, y-aura-t-il « vote » ou décision en réunion ?.

Avec ces quatre éléments, l’équipe projet dispose d’un cadrage complet et actualisé. Une feuille de route efficace. Elle peut sereinement commencer le processus de recherche de la meilleure solution. Prochaine étape le RFI (Request for Information), phase d’identification pour sélectionner la shortlist d’éditeurs qui seront mis en compétition. A suivre dans notre prochain billet.

Si vous voulez échanger sur vos projets de sélection de solutions RH, n’hésitez pas nous contacter au 01 44 54 26 33.

Précédemment nous avons vu : pourquoi le processus de choix d’une solution de gestion des talents est important et délicat.
Commençons notre revue de bonnes pratiques issues des nombreuses missions d’aide au choix réalisées par Talentys avec la première étape : la constitution de l’équipe projet.

Quelle équipe pour mener le choix d’une solution de gestion des talents ?

Une fois la décision de lancer une recherche de solutions prise, la première étape est de constituer le collectif de compétences, d’expériences, et de motivations qui mènera à bien ce projet. Pour bien faire, il n’y a rien de révolutionnaire mais des principes de bon sens basés sur l’expérience de ce processus spécifique que nous partageons avec vous.

Comme dans tout projet, on identifie 4 types d’acteurs :

1. Le comité de pilotage : c’est l’organe qui a décidé le projet de sélection et qui va le superviser comme « client ». Il regroupe les dirigeants ayant les enjeux les plus importants vis-à-vis de la future solution, des processus et des collaborateurs qu’elle va équiper. Ces sponsors du projet sont issus des métiers RH, avec le DRH si le projet couvre un périmètre large de gestion des talents ou avec le directeur du périmètre concerné (par exemple Directeur du Recrutement pour une solution de eRecrutement). Il faut compléter ce comité avec des acteurs clefs de l’informatique de l’entreprise avec le DSI ou le responsable des applications de gestion. Et bien sûr le responsable SIRH si votre organisation en possède un.

2. Le chef de projet : acteur clef et en vue du projet, un bon chef de projet :

*A une liaison directe pour ce projet avec le sponsor RH

*Est à l’aise dans la gestion de projets transverses et avec des enjeux politiques et parfois internationaux

*Connaît les processus et les organisations concernés

*Connaît le système d’information existant et à remplacer

*Dans l’idéal, a déjà participé à un processus d’aide au choix

*« Last but not least », a le temps nécessaire à consacrer au projet

Si le chef de projet est un acteur RH il est important qu’il est une capacité de dialoguer avec des personnes de l’informatique afin d’appréhender la dimension technique de la solution. Si ce dernier est un acteur IT, il doit pouvoir s’approprier les enjeux et les besoins des processus et des acteurs RH.

3. Les membres de l’équipe projet : On parle ici des acteurs, qui vont prendre en charge le processus de sélection du début à son terme. Au minimum cette équipe doit être composée :

*d’un ou plusieurs acteurs clefs de l’organisation RH qui apportent leur expérience opérationnel et leurs liens avec les organisations impactées (un département RH, une division, un pays,…)

*d’un acteur IT si le chef de projet ne vient pas de cette organisation

*d’un correspondant des services Achats/Juridique

Selon la taille et l’ambition du projet, le chef de projet peut prendre un ou plusieurs de ces rôles.

4. Les utilisateurs clefs : sans faire partie de l’équipe principale, ils sont des participants clés pour le succès d’un projet de sélection de solution. Pratiquant au quotidien les processus et le système en place, ils permettront d’étalonner concrètement les bénéfices et les points de vigilance de la future solution. Ces collaborateurs seront impliqués à certaines étapes décisives mais doivent au plus tôt être identifiés et mobilisés à travers une communication appropriée.

Pourquoi faire appel à un consultant externe ? L’aide au choix est un processus délicat qui demande du temps, de l’expérience et une certaine distance, ce que l’équipe projet n’a pas forcément en quantité suffisante. Avec son expérience du processus et ses outils méthodologiques, le consultant rendra plus efficace l’investigation des besoins et des solutions. Il facilitera la création d’un consensus entre les différents acteurs. De plus, son expertise sur les processus RH et les solutions SIRH faciliteront le « benchmarking » des solutions possibles et contribuera à crédibiliser les décisions du projet.

Une fois l’équipe projet constituée, il faut la réunir autour du diagnostic du besoin d’une nouvelle solution RH, car ce dernier sera la base commune qui guidera le projet jusqu’à son terme. C’est la seconde étape clef que nous aborderons dans le prochain billet.

Si vous voulez échanger sur vos projets de sélection de solutions RH, n’hésitez pas nous contacter au 01 44 54 26 33.

Voici 6 slides pour une prise de contact avec nos activités Gestion des Talents - SIRH :

Lorsque l’entreprise est prise dans la tempête, le besoin de management et de leadership devient critique … ou plutôt vital.

Il vaut mieux savoir les distinguer pour mieux les utiliser. Voici pour y réfléchir une source formidable née d’un brainstorming réalisé au sein du réseau social Linkedin : 162 contributions inspirantes. Une belle démonstration d’intelligence collective !

J’aime par exemple l’idée que de “simples collaborateurs” puissent être des Leaders  (p8) car vous avez vous aussi certainement constaté ou vécu des contributions “inspirantes” de collaborateurs au sein d’une équipe, dans un projet, ou lors d’un séminaire. Ceci donne l’occasion de rappeler que la Gestion des Talents ne doit pas être limitée à l’élite des cadres, il en va de la performance globale de l’entreprise.

Depuis une dizaine d’années, la première génération des pratiques de Gestion des talents s’est développée.

Aujourd’hui, de nouveaux usages émergent pour répondre aux défis des entreprises…

A quel niveau de maturité en est votre organisation ? Recrutement, intégration, formation, gestion des hauts potentiels, quelles nouvelles méthodes et outils sont utilisés ? Génération Y, espaces collaboratifs … Quels enjeux et priorités pour les projets de Gestion des Talents pour 2009 ?

Participez à l’enquête : Faites le point en 10mn sur les usages et orientations prises par votre entreprise en matière de Gestion des Talents.

Vous serez conviés en priorité à un atelier de restitution au cours duquel vous pourrez échanger autour des bonnes pratiques et partager vos expériences.

Accès direct à l’enquête

Merci d’avance de votre participation

Cette question est au coeur de l’agenda de la fonction RH .. malgré et à cause de la crise actuelle.
Voici quelques éléments de réponse présentés lors du petit déjeuner du 21 octobre co-organisé avec Taleo sur le thème “Technologies et Gestion du Changement : un équilibre indispensable”:

N’hésitez pas à nous solliciter pour en parler “dans le contexte” de votre entreprise, nous sommes des consultants passionnés par cette problématique

Comprenons nous bien : les processus, les organisations comme les budgets de la fonction RH peuvent et doivent être optimisés.

Toutefois en phase de crise comme celle que nous vivons actuellement, il faut avoir une approche différenciée pour chacun des deux volets de la fonction RH que sont la Gestion Administrative des Ressources Humaines (enregistrements, déclarations, paie,…) et la Gestion des Talents (recruter, impliquer, développer). Ne pas faire la différence pourrait nuire gravement à votre entreprise.

Dans le cas de la gestion administrative, l’optimisation des coûts est envisageable parfois souhaitable. C’est un centre de coût.

Ainsi, toutes les grandes entreprises ont automatisé leurs processus grâce aux logiciels RH. Des améliorations incrémentales sont toujours possibles et doivent être menées. Pour aller plus loin et bénéficier d’économies d’échelle, l’entreprise pourra transformer son organisation Administrative selon 3 niveaux d’intensité :

• centraliser l’organisation en mettant en place des Services Partagés. Rares sont les grandes groupes qui n’ont pas déjà engagés ces transformations.

• délocaliser ces entités en “nearshore” (pays de l’Est par exemple) ou offshore (Inde…)

• externaliser l’ensemble auprès d’un partenaire spécialisé dans le cadre d’un BPO (Business Process Outourcing).

En situation de crise, les économies réalisées par ce genre d’initiative doivent être réinvesties vers des centres de profit. Mieux, elles devraient alimenter la Gestion des Talents qui est plus qu’un centre de profit car c’est le coeur de votre entreprise.

En effet :

Qui réussiront à vendre plus malgré la crise ?  vos meilleurs vendeurs

Qui trouveront les innovations qui rendront votre entreprise indispensable ? vos meilleurs chercheurs

Qui réduiront vos coûts de production en améliorant la qualité de celle-ci ? les meilleurs ingénieurs de vos usines

… et, qui aidera à recruter, fidéliser, développer ces meilleurs talents ? votre DRH à travers sa Gestion des Talents !

Remarquons aussi que les talents sont les seules ressources vitales sur lesquelles l’entreprise peut agir de manière autonome, contrairement aux clients et les ressources financières. Si la Gestion des Talents n’empêche pas la crise, elle l’a rend plus facile à passer et elle permet pour certains d’en sortir plus fort.

Ne pas investir dans la Gestion des Talents peut donc nuire gravement à votre entreprise.  Heureusement une part importante des entreprises que nous rencontrons partage ce diagnostic et investissent dans l’utilisation plus intensive de leur Capital Talents.